Outsourcing DDD a odpowiedzialność zakładu przed audytorem

Outsourcing DDD bywa rozumiany jako oddanie całego tematu na zewnątrz. W praktyce zakład nadal musi nadzorować wykonawcę i umieć wykazać, że to robi. Przed audytorem odpowiada zakład, nawet jeśli cały program ochrony przed szkodnikami prowadzi firma DDD. IFS Food w wersji 8 mówi to wprost w punkcie 4.13.3: gdy zakład zleca ochronę przed szkodnikami wykonawcy zewnętrznemu, odpowiedzialność za niezbędne działania, łącznie z bieżącym nadzorem nad jego pracą, zostaje w zakładzie. Firma DDD odpowiada przed tobą na podstawie umowy. Poniżej znajdziesz wyjaśnienie, skąd bierze się ten podział, co zostaje po twojej stronie, co przejmuje wykonawca i co zapisać w umowie, żeby na audycie nie było sporu o to, czyje było zalecenie.

Co mówią normy i przepisy

Oba standardy, z którymi pracują zakłady spożywcze i firmy DDD, rozstrzygają sprawę tak samo. Tak samo wynika z prawa żywnościowego.

• IFS Food wersja 8, punkt 4.13.3: jeśli ochronę prowadzi firma zewnętrzna, wszystkie wymagania z punktu 4.13.2, od gatunków docelowych po częstotliwość kontroli, mają być zapisane w umowie, a zakład wyznacza kompetentną osobę do monitorowania działań wykonawcy. Punkt 4.4.3 dodaje, że zakład ocenia usługi mające wpływ na bezpieczeństwo produktu pod kątem zgodności z ustalonymi wymaganiami.
• BRCGS Food Safety Issue 9, punkt 4.14.9: za terminowe wykonanie zaleceń wykonawcy odpowiada zakład. Punkt 4.14.4 wymaga w dokumentacji jasnego podziału odpowiedzialności między zakładem a wykonawcą, a punkt 4.14.2 zakresu usługi zgodnego z tym, co dzieje się w zakładzie. Rozdział 3.5.3 wymienia zwalczanie szkodników wśród usług, które zakład zatwierdza, obejmuje umową i okresowo ocenia.
• Art. 1 ust. 1 lit. a rozporządzenia (WE) nr 852/2004: główna odpowiedzialność za bezpieczeństwo żywności spoczywa na przedsiębiorstwie sektora spożywczego. Załącznik II do tego rozporządzenia (rozdział IX pkt 4) wymaga procedur kontroli obecności szkodników od zakładu, nie od jego wykonawców.
• Art. 17 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 178/2002: podmioty działające na rynku spożywczym zapewniają zgodność z prawem żywnościowym w przedsiębiorstwach będących pod ich kontrolą i kontrolują przestrzeganie tych wymogów.

Kto odpowiada wobec kogo

W sprawie szkodników w zakładzie są trzy osobne relacje. Każda ma inną podstawę.

Relacja	Podstawa	Co realnie grozi
Zakład wobec jednostki certyfikującej	umowa certyfikacyjna, IFS Food albo BRCGS	niezgodność w raporcie, niższa ocena, brak certyfikatu
Zakład wobec Państwowej Inspekcji Sanitarnej	rozporządzenie 852/2004, ustawa o bezpieczeństwie żywności i żywienia	zalecenia, decyzja nakazująca usunięcie uchybień, grzywna, a przy zagrożeniu zdrowia unieruchomienie zakładu lub jego części
Firma DDD wobec zakładu	umowa oraz art. 471 i 474 Kodeksu cywilnego	naprawienie szkody z nienależytego wykonania umowy, kary umowne, jeśli je zapisano

Audytor nie ocenia firmy DDD. Brak protokołu, pominięta stacja albo nieaktualna mapa to niezgodność zakładu, nawet jeśli błąd popełnił technik. Wykonawca odpowiada przed tobą. Art. 471 Kodeksu cywilnego zobowiązuje go do naprawienia szkody z niewykonania albo nienależytego wykonania umowy, a art. 474 każe mu odpowiadać za techników i podwykonawców jak za własne działania. To rozliczenie odbywa się jednak między wami, już po audycie.

Co zostaje po stronie zakładu

• Wyznaczona kompetentna osoba, która rozumie protokoły i nadzoruje wykonawcę (IFS 4.13.3).
• Wykonanie zaleceń dotyczących uszczelnień, porządku i składowania, w terminie (BRCGS 4.14.9).
• Kontrola dostaw przy przyjęciu pod kątem szkodników i zapis jej wyników (IFS 4.13.6).
• Pracownicy, którzy znają oznaki obecności szkodników i wiedzą, komu je zgłosić (BRCGS 4.14.12).
• Informowanie wykonawcy o zmianach w budynku i procesie. Po takich zmianach, a także po poważnym problemie ze szkodnikami, trzeba przejrzeć ocenę ryzyka, z której wynika częstotliwość kontroli (BRCGS 4.14.2).
• Zatwierdzenie wykonawcy i okresowa ocena jego pracy (BRCGS 3.5.3.1 i 3.5.3.3).
• Przechowywanie zapisów. IFS wymaga co najmniej roku po upływie terminu przydatności produktu, BRCGS co najmniej okresu przydatności plus 12 miesięcy, o ile przepisy albo klient nie wymagają dłuższego okresu.

Co przejmuje firma DDD

• Przegląd zakładu, rozpoznanie szkodników i ocenę ryzyka, z której wynika rozmieszczenie urządzeń i częstotliwość kontroli.
• Plan zwalczania szkodników i mapę urządzeń z numeracją, aktualizowane po każdej zmianie.
• Kontrole, zabiegi i protokół z każdej wizyty, z zaleceniami dla zakładu.
• Stosowanie preparatów zgodnie z warunkami pozwolenia i etykietą. To obowiązek z art. 17 ust. 5 rozporządzenia (UE) nr 528/2012, który ciąży na tym, kto stosuje produkt biobójczy.
• Kompetencje i szkolenia osób, które przyjeżdżają do zakładu.
• To, co zapiszesz w umowie ponad minimum: analizę trendów, coroczną pogłębioną ocenę programu, której wymaga BRCGS w punkcie 4.14.10, tryb reakcji na zgłoszenia.

Granica przebiega więc tak: wykonawca dostarcza wiedzę, pracę i zapisy, a zakład decyduje, wykonuje zalecenia i odpowiada za wynik. Dokumenty przygotowuje firma DDD, ale zakład je przyjmuje i pilnuje, żeby były aktualne.

Co zapisać w umowie z firmą DDD

IFS wymaga, żeby w umowie znalazły się wszystkie elementy z punktu 4.13.2. W praktyce to:

1. otoczenie zakładu i gatunki docelowe,
2. rodzaj surowców i wyrobów,
3. plan zakładu z rozmieszczeniem urządzeń,
4. słabe punkty konstrukcji: stropy, piwnice, przejścia rur, narożniki,
5. oznakowanie urządzeń w zakładzie,
6. podział odpowiedzialności między zakładem a wykonawcą,
7. stosowane preparaty z instrukcją użycia i zasadami bezpieczeństwa,
8. częstotliwość kontroli,
9. magazyny wynajmowane poza zakładem, jeśli je masz.

Do tego dopisz sprawy, o które spór wybucha najczęściej: w jakim trybie i terminie wykonawca reaguje na zgłoszenie między wizytami i ile to kosztuje, kiedy po wizycie dostajesz protokół, kto i jak często robi analizę trendów, kto wykonuje coroczną ocenę programu, czy wykonawca może przekazać część pracy podwykonawcy, jakie ma ubezpieczenie OC i co dzieje się z mapą, historią wizyt i urządzeniami po zakończeniu umowy. Norma dla firm DDD ma osobne rozdziały o podwykonawstwie i ubezpieczeniu. Opisujemy to w artykule PN-EN 16636 i CEPA: jak sprawdzić firmę DDD, więc wykonawca znający te wymagania odpowie na takie pytania bez zdziwienia.

Kompetentna osoba w zakładzie: co ma umieć

Ani IFS, ani BRCGS nie podają, jakie wykształcenie ma mieć osoba nadzorująca. Audytor ocenia ją podczas rozmowy. Zapyta, gdzie stoi stacja z ostatnim odłowem, co wynikło z ostatniej analizy trendów i co zrobiono z zaleceniem z protokołu sprzed dwóch miesięcy. Osoba, która przejdzie taką rozmowę:

• czyta protokół po każdej wizycie i przypisuje zalecenia konkretnym ludziom z terminem,
• zna mapę urządzeń i wie, które strefy są najbardziej narażone,
• umie wyjaśnić, dlaczego wizyty odbywają się w takim, a nie innym rytmie,
• prowadzi ocenę wykonawcy i ma z niej zapis,
• ma zastępcę na czas urlopu.

Przykład ilustracyjny, nie opis konkretnego zakładu: w protokole z kwietnia technik wpisał "szczelina pod bramą nr 3, zalecane uszczelnienie". W czerwcu audytor widzi tę samą szczelinę i odchody myszy przy regale obok. Niezgodność dostaje zakład, bo zalecenie było zapisane, a za jego wykonanie odpowiada zakład. Gdyby technik szczeliny nie zauważył, zakład i tak odpowiadałby przed audytorem, a z wykonawcą rozliczałby się na podstawie umowy.

Jeśli w zakładzie nie ma nikogo, kto ma czas i wiedzę na taki nadzór, można wesprzeć go z zewnątrz, ale nie da się go przenieść. Tak pracuje u nas biolog terenowy: daje osobie nadzorującej niezależną ocenę programu i wykonawcy, a decyzje zostają w zakładzie.

Jak raz w roku ocenić firmę DDD

BRCGS w punkcie 3.5.3.3 wymaga udokumentowanej, okresowej oceny dostawców usług według ryzyka i ustalonych kryteriów, z zapisem z tej oceny. Kryteria, które da się sprawdzić jednoznacznie:

• czy wizyty odbywały się zgodnie z harmonogramem,
• czy każdy protokół jest kompletny i obejmuje wszystkie urządzenia z mapy,
• ile czasu mijało od zgłoszenia do przyjazdu przy interwencjach,
• czy zalecenia są konkretne: miejsce, problem, proponowane działanie,
• czy analiza trendów kończy się wnioskami dla konkretnych stref,
• jakie uwagi do obszaru szkodników mieli audytorzy i inspektorzy.

Wynik oceny zapisz i omów z wykonawcą. Jeśli po takiej ocenie szukasz nowego dostawcy, zacznij od pytań z artykułu jak wybrać firmę DDD dla zakładu.