Audyt IFS Food v8: co sprawdza audytor w punkcie 4.13

Audytor IFS Food ocenia ochronę przed szkodnikami według siedmiu wymagań z punktu 4.13 standardu w wersji 8, od 4.13.1 do 4.13.7. Żadne z nich nie jest wymaganiem KO. Każde może jednak dostać ocenę D albo niezgodność dużą (Major). Jedna niezgodność duża wystarczy, żeby certyfikat nie został wydany. Audytor sprawdza ten obszar w dwóch miejscach. Podczas obchodu porównuje mapę urządzeń z tym, co stoi na hali. W dokumentach szuka ciągu od oceny ryzyka, przez zapisy z kontroli i działania, po analizę trendów.

Poniżej znajdziesz każde wymaganie w brzmieniu z polskiej wersji IFS Food wersja 8 (kwiecień 2023, obowiązkowa w audytach od 1 stycznia 2024 r.). Przy każdym wymaganiu są pytania audytora, dokumenty i przykłady niezgodności dużych z wytycznych IFS do listy kontrolnej audytu. Wytyczne nie są normą i nie wiążą audytora. IFS przygotowało je jako pomoc dla zakładów, które wdrażają wymagania, oraz dla audytorów, którzy je sprawdzają.

Czy punkt 4.13 jest wymaganiem KO

Nie. IFS Food v8 ma dziesięć wymagań KO: 1.2.1 (zaangażowanie kierownictwa), 2.3.9.1 (monitorowanie CCP), 3.2.2 (higiena osobista), 4.1.3 (uzgodnienia z klientem), 4.2.1.3 (specyfikacje surowców), 4.12.1 (materiały obce), 4.18.1 (identyfikowalność), 5.1.1 (audyty wewnętrzne), 5.9.1 (wycofania i incydenty) i 5.11.3 (działania naprawcze). Ochrony przed szkodnikami nie ma na tej liście.

To nie znaczy, że 4.13 jest obszarem bez ryzyka. Każde zwykłe wymaganie ocenia się w skali A (20 punktów), B (15), C (5) i D (minus 20). Przy każdym audytor może też przyznać niezgodność dużą, gdy widzi poważne naruszenie wymagań albo proces poza kontrolą, który może wpłynąć na bezpieczeństwo żywności. Niezgodność duża odejmuje 15 procent możliwej sumy punktów i blokuje wydanie certyfikatu. Szkodniki mają także pośrednią drogę do KO. Wytyczne IFS do kontroli szkodników (IFS Pest Control Guideline) przypominają, że niewdrożone działania naprawcze mogą skończyć się oceną KO w wymaganiu o działaniach naprawczych, czyli w wersji 8 w punkcie 5.11.3.

Co audytor musi wpisać do raportu o szkodnikach

Gwiazdka przy 4.13.2 oznacza, że audytor musi podać w raporcie z audytu konkretne informacje. Standard wymienia je w części o raporcie:

• czy zakład korzysta z zewnętrznego dostawcy usług,
• czy monitoring prowadzą własni pracownicy,
• częstotliwość kontroli,
• organizmy docelowe, które obejmują kontrole,
• datę ostatniej kontroli,
• czy raporty z inspekcji od ostatniego audytu IFS pokazują aktywność szkodników wewnątrz obiektów, a jeśli tak, jakie podjęto działania.

Każda odpowiedź musi mieć potwierdzenie w dokumentach. Jeśli raport ma wskazywać, że od ostatniego audytu nie było aktywności wewnątrz, audytor sprawdzi to w protokołach z całego okresu. Jeśli aktywność była, zapyta o działania i o ich skutek. Gdy przed audytem spiszesz te sześć odpowiedzi, szybko sprawdzisz, czy dokumentacja jest spójna.

Wymaganie po wymaganiu: brzmienie, pytania, dowody

Cytaty pochodzą z polskiej wersji standardu. Pytania audytora i przykłady niezgodności dużych to przykłady z wytycznych IFS w naszym tłumaczeniu. Audytor może pytać inaczej, zależnie od zakładu.

Budynek i sprzęt (4.13.1)

"Pomieszczenia zakładu i sprzęt należy zaprojektować, zbudować i utrzymywać tak, aby zapobiec inwazji szkodników." To wymaganie audytor ocenia głównie podczas obchodu wewnątrz i na zewnątrz budynku. Pyta, jak zakład zabezpiecza się przed wejściem szkodników i jak utrzymuje budynek. Potem sprawdza odpowiedź na bramach, progach, przejściach rur i w oknach. Przykład niezgodności dużej z wytycznych: szkodniki mogą łatwo wejść przez odsłonięte otwory w ścianach albo okna są otwarte bez siatek przy silnej inwazji w środku. Te same miejsca budynku IFS ocenia także w innych wymaganiach: odwodnienia (4.9.3.2), dostęp do przestrzeni nad sufitem podwieszanym dla kontroli szkodników (4.9.4.2), osłony w otwieranych oknach (4.9.5.3), drzwi zewnętrzne i bramy (4.9.6.2) oraz miejsca załadunku i rozładunku (4.15.6).

Środki oparte na ocenie ryzyka (4.13.2)

Środki zwalczania szkodników mają być oparte na ocenie ryzyka, udokumentowane, wdrożone, utrzymywane i zgodne z lokalnym prawem. Standard podaje minimum: "środowisko fabryczne (potencjalne i zidentyfikowane szkodniki)", rodzaj surowców i produktów gotowych, "plan zakładu z umiejscowieniem urządzeń (mapa pułapek)", konstrukcje podatne na szkodniki, takie jak sufity, piwnice, rury i narożniki, oznaczenie urządzeń, osoby odpowiedzialne, stosowane środki z instrukcjami użycia i bezpieczeństwa, częstotliwość inspekcji oraz wynajęte magazyny.

Audytor pyta, jakie szkodniki potencjalne i docelowe zakład zidentyfikował. Sprawdza, które zwalcza firma DDD, a które sam zakład, na przykład rybiki albo mrówki. Pyta też, które miejsca są najbardziej narażone, gdzie leżą trutki i jakie progi ustalono dla poszczególnych stref higienicznych. Chce zobaczyć wyprowadzenie ryzyka, procedury, listę środków i mapę. Typowa luka to ocena ryzyka, która obejmuje tylko zakres z umowy z wykonawcą. Wytyczne IFS mówią, że analiza ma uwzględniać także szkodniki, których zewnętrzny serwis nie zwalcza, na przykład pająki, pluskwy czy mrówki. Druga luka to wynajęty magazyn, o którym nikt nie pamiętał. Przykłady niezgodności dużej: brak kontroli szkodników przy widocznych szkodnikach, odchodach albo zasiedlonym produkcie, zanieczyszczenie produktu przez niedopuszczone przynęty, zagrożenie wynikające ze złego użycia środków. Co powinno znaleźć się w samym dokumencie, opisujemy w artykule plan zwalczania szkodników: co musi zawierać.

Umowa i osoba nadzorująca (4.13.3)

"W przypadku gdy firma wynajmuje serwis zewnętrzny w zakresie kontroli szkodników, wszystkie wymagania określone powyżej, należy jasno określić w umowie o świadczenie usług." Zakład wyznacza i szkoli osobę do monitorowania środków kontroli szkodników. Odpowiedzialność za działania, w tym za bieżący nadzór, zostaje w zakładzie. Audytor pyta, kto odpowiada za szkodniki wewnątrz zakładu, jakie ma szkolenie, czy umowa z wykonawcą jest na piśmie, co zawiera i jakie kwalifikacje ma wykonawca. Sprawdza umowę, dowód szkolenia osoby nadzorującej i dokument kompetencji wykonawcy.

Wytyczne IFS zawierają tu uwagę, o której łatwo zapomnieć. Szkolenie osoby nadzorującej ma dotyczyć zadań nadzoru, a nie samego zwalczania szkodników. Wytyczne uznają szkolenie ze zwalczania prowadzone przez zatrudnionego wykonawcę za nieobiektywne i mijające się z celem nadzoru. Niezgodność duża: działania wewnętrzne i zewnętrzne nie są nadzorowane, a ryzyko inwazji jest wysokie. Podział odpowiedzialności szerzej opisujemy w artykule outsourcing DDD a odpowiedzialność zakładu.

Zapisy z inspekcji i realizacja działań (4.13.4)

"Inspekcje w zakresie kontroli szkodników i działania wynikające z tych inspekcji należy dokumentować. Należy monitorować i rejestrować realizację działań. Każde infestacje szkodników należy dokumentować i podjąć odpowiednie środki kontroli." Audytor pyta, gdzie są zapisy z inspekcji i działań oraz czy są podpisane i datowane przez obie strony. Sprawdza, od kiedy zakład uznaje sytuację za inwazję, jak ją wykrywa, jakie działania podjęto ostatnio i czy któreś znalezisko zgłosili pracownicy zakładu.

Druga połowa wymagania bywa trudniejsza niż pierwsza. Zalecenie jest w protokole, ale brakuje zapisu, kto je wykonał i kiedy. Wytyczne IFS do kontroli szkodników podają minimum dla zapisu stwierdzonego problemu: dokładne miejsce, zdjęcie i opis, zalecenie, kto je wykona (wykonawca czy zakład) i termin zależny od wagi. Niezgodność duża: inspekcje i wynikające z nich działania są systematycznie niedokumentowane, brakuje zapisów wcześniejszych inwazji i nie ustalono środków kontroli.

Urządzenia (4.13.5)

"Należy zapewnić, że przynęty, pułapki i środki do tępienia owadów są w pełni sprawne, w wystarczającej liczbie, zaprojektowane zgodnie z przeznaczeniem, umieszczone w odpowiednich miejscach i używane w sposób zapobiegający zanieczyszczeniu." Audytor pyta, jak rozmieszczono przynęty i pułapki, jak monitoruje się poszczególne grupy szkodników, czy lampy owadobójcze są we wszystkich krytycznych miejscach, czy działają i czy były awarie. Porównuje mapę przynęt, pułapek i lamp z halą. Niezgodność duża według wytycznych: lampa wisi tak, że martwe owady mogą spadać wprost na żywność. Wytyczne do kontroli szkodników idą dalej i odradzają lampy z siatką elektryczną, bo fragmenty owadów mogą rozpryskiwać się w promieniu do 5 metrów. Zalecają lampy z płytą lepową. "Wystarczająca liczba" nie ma jednej wartości. Zależy od gatunku, konstrukcji budynku i zasięgu działania urządzenia.

Kontrola dostaw (4.13.6)

"Dostawy towarów należy sprawdzać podczas przyjęcia pod kątem obecności szkodników. Wszelkie przypadki wykrycia należy rejestrować." To wymaganie wykonuje zakład, nie firma DDD. Audytor pyta, jak sprawdzasz dostawy, jak przeszkolono pracowników przyjęcia, gdzie są zapisy, jakie szkodniki znaleziono w dostawach, co wtedy zrobiono i czy znalezisko wpłynęło na ocenę dostawcy. Ogląda protokoły przyjęcia, dokumenty dostaw i instrukcję. Karta przyjęcia, w której przez rok w rubryce "szkodniki" stoi "brak", sama w sobie nie jest problemem. Problemem jest znalezisko, po którym nie ma śladu ani w karcie, ani w ocenie dostawcy. Niezgodność duża: dostawy nie są sprawdzane i dochodzi do niekontrolowanej inwazji. Obok stoi wymaganie 4.15.1, które każe przed załadunkiem sprawdzić wnętrze pojazdu, między innymi pod kątem szkodników.

Skuteczność i analiza trendów (4.13.7)

"Skuteczność środków kontroli szkodników należy monitorować, łącznie z analizą trendów, w celu umożliwienia podjęcia odpowiednich działań w odpowiednim czasie. Należy zapewnić dostępność zapisów z tego monitorowania." Wytyczne IFS są tu bardzo konkretne. Analizę prowadzisz dla każdego gatunku i każdej strefy albo pułapki. Tabela ani wykres słupkowy nie są analizą trendów. Dobra analiza obejmuje rok i pokazuje linię trendu, a do wykresu dochodzi krótki wniosek na piśmie, na przykład że wartości są stabilne i poniżej progów. Strefy wrażliwe, z otwartym produktem, powinny mieć niższe progi niż strefy z produktem opakowanym.

Audytor pyta, z jakiego okresu jest trend, jak go liczysz, jaki wniosek wyciągnięto i przy jakich progach reagujesz. Niezgodność duża: nikt nie ocenił analizy trendów, a inwazja trwa albo sytuacja wyraźnie się pogorszyła. Jak zbudować taką analizę, pokazujemy na przykładzie w artykule analiza trendów szkodników.

Jak przygotować część 4.13 przed audytem

Co najmniej co trzeci audyt IFS Food musi być niezapowiedziany, więc tę listę przechodź regularnie, bez czekania na termin z jednostki certyfikującej.

1. Spisz odpowiedzi do raportu: wykonawca, własny monitoring, częstotliwość, organizmy docelowe, data ostatniej kontroli, aktywność wewnątrz od ostatniego audytu i działania.
2. Sprawdź, czy ocena ryzyka obejmuje szkodniki spoza umowy z firmą DDD i wszystkie wynajęte magazyny.
3. Wybierz z mapy kilkanaście urządzeń, także za regałami i w miejscach po przebudowie, i znajdź je na hali. Numer na mapie ma się zgadzać z numerem na urządzeniu.
4. Przejrzyj otwarte zalecenia z protokołów. Każde ma mieć termin, osobę i zapis wykonania albo uzasadnienie, dlaczego jeszcze nie.
5. Obejdź lampy owadobójcze i sprawdź, czy żadna nie wisi nad otwartym produktem.
6. Porównaj karty przyjęcia dostaw z oceną dostawców. Każde znalezisko szkodnika ma mieć ślad w obu miejscach.
7. Upewnij się, że analiza trendów ma wniosek na piśmie i progi dla stref, a osoba nadzorująca umie je objaśnić. Audytor zapyta ją, a nie firmę DDD.

MIXTUM przygotowuje dla zakładów plan, mapę, protokoły i analizę trendów pod te wymagania. Pełny zakres dokumentów opisujemy w artykule o dokumentacji DDD.