Fumigacja akt i archiwów w komorze

Fumigacja akt to dezynsekcja dokumentów, książek i innych zbiorów gazem w szczelnej komorze. Partie akt i księgozbiory przyjmujemy do komór fumigacyjnych przy naszej siedzibie w Rzezawie koło Bochni. Obsługujemy archiwa zakładowe, kancelarie, biblioteki, parafie i firmy przechowujące dokumentację z całej Polski. Gaz dociera do owadów w pudełkach, blokach książek i oprawach, także do jaj i larw. Dzięki temu nie musisz przeglądać zbioru karta po karcie. Gazowanie przeciw owadom nie usuwa jednak pleśni, dlatego przed przyjęciem partii pytamy, co dokładnie znalazłeś w zbiorze.

Dezynsekcja zbiorów bibliotecznych i akt: kiedy komora ma sens

Komora ma sens, gdy w zbiorze są żywe owady albo świeże ślady ich żerowania, a partia jest za duża, żeby zamrozić ją w zamrażarce. Najczęściej chodzi o jedną z tych sytuacji:

• okrągłe otwory i świeża mączka w blokach książek, okładkach i tekturze, czyli larwy żywiaka chlebowca albo kołatka domowego, który żyje też w drewnianych okładkach i regałach;
• rybiki w wielu pudłach naraz, gdy samo odkurzenie i wymiana opakowań już nie wystarczają;
• larwy i wylinki mrzyków oraz skórników przy oprawach skórzanych, pergaminie i tkaninach;
• akta przejmowane z zawilgoconej piwnicy, po likwidacji firmy albo od innego podmiotu, które przed wstawieniem do magazynu mają przejść kwarantannę z zabiegiem.

Metodę i środek dobieramy do materiału. Przed przyjęciem pytamy o okucia i zapięcia z miedzi, mosiądzu i srebra, złocenia, fotografie, pergamin oraz nośniki elektroniczne. Część fumigantów reaguje z metalami kolorowymi. Niektórych materiałów konserwatorzy w ogóle nie wkładają do komory gazowej. Takie obiekty wyjmujesz z partii przed pakowaniem albo kierujesz do konserwatora.

Dezynfekcja archiwaliów i odkażanie zbiorów z pleśni

Dezynsekcja i dezynfekcja to dwa różne zabiegi. Gazy owadobójcze, którymi gazuje się towary i zbiory w komorach, nie niszczą zarodników grzybów. Jeśli na aktach jest nalot, plamy albo czuć stęchliznę, samo gazowanie przeciw owadom nie rozwiąże problemu. Nie przyjmiemy takiej partii jako odkażania.

Do masowej dezynfekcji zbiorów archiwa i biblioteki w Polsce stosowały komory próżniowe z tlenkiem etylenu. Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych zaleca taki zabieg dopiero wtedy, gdy badanie laboratoryjne potwierdzi aktywne grzyby. Tlenek etylenu nie został jednak zatwierdzony jako substancja czynna produktów biobójczych do dezynfekcji (decyzja wykonawcza Komisji (UE) 2025/1074), dlatego ta metoda jest wygaszana. Różnice między gazami i zmiany ważne dla archiwów opisujemy w artykule fosforowodór a tlenek etylenu.

Gdy w zbiorze jest pleśń, powiemy ci, jakie badanie zlecić i do kogo się zwrócić. Jeśli w tym samym zbiorze są też owady, kolejność zabiegów ustala się z konserwatorem. Wilgotnych akt nie zamykaj w foliowych workach. Przełóż je do suchego pudła wyłożonego papierem.

Jak przyjmujemy partię akt

1. Zgłoszenie. Opisujesz zbiór: ile pudeł, metrów bieżących albo palet, z czego są obiekty (papier, oprawy skórzane, fotografie, metal), jaki szkodnik został znaleziony i gdzie. Zdjęcia śladów i owada skracają rozmowę.
2. Wycena i termin. Ustalamy termin przyjęcia oraz to, kto organizuje transport do Rzezawy.
3. Pakowanie. Akta zostają w pudłach archiwalnych i teczkach, a książki w kartonach, w kolejności sygnatur. Palety owija się folią tylko na czas transportu, żeby owady nie rozeszły się po samochodzie. Przed zabiegiem zdejmujemy folię, bo gaz nie przejdzie przez szczelną warstwę.
4. Przyjęcie. Spisujemy partię w protokole przyjęcia: liczbę pudeł albo jednostek, oznaczenia i stan opakowań.
5. Zabieg. Ekspozycja w komorze trwa zwykle kilka dni. Potem komora jest wietrzona, a stężenie gazu mierzymy przy partii. Pudła wydajemy dopiero wtedy, gdy pozwala na to wynik pomiaru.
6. Wydanie. Odbierasz partię z protokołem zabiegu i protokołem wydania. Liczba pudeł w protokole wydania zgadza się z protokołem przyjęcia.

Dokumenty, które dostajesz

• protokół przyjęcia ze spisem partii;
• protokół zabiegu: metoda, nazwa środka, czas ekspozycji, temperatura i wynik pomiaru stężenia przed wydaniem;
• protokół wydania potwierdzający kompletność partii;
• zalecenia do magazynu: wilgotność, pułapki, kontrola nowych nabytków.

Zalecenia są ważne, bo dezynsekcja nie chroni przed kolejnym atakiem. Zbiór wraca na te same regały. Jeśli w magazynie jest wilgotno albo drewniane regały zasiedlił kołatek, owady wrócą. Dla instytucji, która rozlicza się przed organem nadzoru albo ubezpieczycielem, protokoły z numeracją pudeł są dowodem, co i kiedy zostało zabezpieczone.

Poufność akt i dane osobowe

Akta kadrowe, medyczne, procesowe i księgowe zawierają dane osobowe oraz tajemnice firmy. Pudeł nie otwieramy ani nie przeglądamy. Partia przez cały czas stoi w zamkniętej komorze albo w zamkniętym pomieszczeniu. Jeśli twój inspektor ochrony danych wymaga umowy powierzenia albo zobowiązania do zachowania poufności, podpisujemy je przed przyjęciem akt. W archiwum zakładowym jednostki państwowej sprawdź też, czy instrukcja archiwalna nie wymaga zgody na czasowe wyniesienie materiałów.

Kiedy nie potrzebujesz komory

• Kilka pudeł z rybikami. Wystarczy odkurzyć obiekty miękką szczotką albo odkurzaczem z filtrem HEPA, przełożyć do nowych pudeł i obserwować. Tak zaleca Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych: najpierw opcja najmniej toksyczna.
• Kilkanaście książek albo kilka pudeł z żywym owadem. Mrożenie w szczelnych workach przez 3 dni w minus 30 stopniach albo przez dwa tygodnie w minus 18 stopniach niszczy owady bez gazu. Takie czasy podaje Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych za literaturą konserwatorską. Worki otwiera się dopiero po ogrzaniu do temperatury pokojowej, żeby na papierze nie skropliła się woda.
• Sama pleśń, bez owadów. Gazowanie przeciw owadom nie pomoże. Potrzebne jest osuszenie magazynu, badanie mikrobiologiczne i konserwator.
• Szkodnik w regałach albo w budynku. Jeśli kołatek siedzi w drewnianych regałach, gazowanie samych akt przesunie problem o kilka miesięcy. Wtedy potrzebny jest zabieg w pomieszczeniu, który opisujemy przy zwalczaniu szkodników drewna.

Jak odróżnić owady od pleśni po śladach i którą metodę dobrać do danego materiału, opisujemy w artykule dezynsekcja zbiorów bibliotecznych i archiwaliów. O samych komorach i innych towarach, które w nich gazujemy, piszemy na stronie komory fumigacyjne.